خلاصة كتاب : عطاءات , ومناقصات ,ومقترحات
توصية
خبير كتابة العروض Harold Lewis يقدم مجموعة كبيرة من النصائح المفيدة والإرشادات لطرح العطاءات الناجحة. يساعد المؤلف القراء على تقييم فرص تقديم العطاءات، ويشرح ما يجب فعله (وما لا يجب فعله) عند إنشاء عرض لتقديم الأسعار، ويناقش الكاتب كيفية تقديم عرض مقنع لكسب الرهان. على الرغم من أن الكتاب يقدم بعض العروض النموذجية، إلا أنه ليس كتابًا يحتوي على عينات من العطاءات والعروض التقديمية. وبدلاً من ذلك، فهو يركز على تعليمك كيفية تقديم مقترحات وعروض مقنعة بشكل فريد ومميّز. إذا كنت ترغب في إنشاء طرق فعّالة وناجحة لتقديم العطاءات والحفاظ عليها، فإن getAbstract توصيك بالاستفادة من هذا الدليل العملي.
الدروس المستفادة
حاول فقط تقديم عروض الأسعار التي تناسب عملك الأساسي والتي يمكنك تنفيذها بطريقة مقنعة.
الكتابة تتطلب وقتاً كافياً ولكن أيضًا يحب التركيز على مراجعة العرض وتنقيحه حسب الحاجة.
ركز على متطلبات العملاء في تقديم عرض الأسعار الخاصة بك.
كن دقيقاً في كتابة الصيغ والسياسات المعتمدة في المناقصات العامة.
إثبات وصول عرضك في الموعد المحدد غاية في الأهمية، احصل على إيصال مختوم ومؤرخ بوقت وتاريخ تسليم العرض.
قد يتم استبعادك من المنافسة في الحصول على العطاء إذا حاولت استخدام جهة اتصال (واسطة) لتقديم العطاءات في سبيل الحصول على ميزة.
أكد على القيمة المضافة التي تقدمها شركتك خلال عرضك، واجعل تفوقك أو تميزك واضحًا للعميل.
تقديم عرضك هو فرصتك الأخيرة للتميز عن الآخرين، كن مقنعاً.
إذا كان العرض التقديمي الخاص بك يتطلب جهاز عرض، فأحضر جهازًا خاصًا بك في حالة أن المعدات المقدمة من قبل صاحب العطاء غير مناسبة.
الاستخدام الاحترافي للرسومات والصور الفوتوغرافية عالية الجودة يعزز جودة عرضك.
ملخص
عملية المناقصة
التنافس للحصول على عقد أو نوع آخر من العمل الذي يتم منحه من خلال عملية تقديم العروض، يتطلب اتباع نهج جاد ومنطقي. تجنب اتخاذ موقف رافض تجاه إجراءات العميل المحتمل في منح العقود. قد يؤدي ذلك إلى هزيمتك من قبل مزايد أفضل يتعامل مع الجائزة على أنها ذات قيمة وتستحق الفوز بها. يكتب مقدمو العروض الناجحون عادة بشكل جيد، ويهتمون بإجراء بحث مكثف للسوق، ويتبعون بدقة جميع توجيهات ومتطلبات العطاء، ويقدمون عروضهم بطريقة مبهرة.
" افهم ماهية قيم العميل. اجعل هذه ميزة قوية لعرضك. أجعل لما تقدمه قيمة إضافية."
مقارنة مع المؤسسات الخاصة، لدى المؤسسات العامة إجراءات مختلفة كثيرًا في تقديم العروض والعطاءات وطلبات التمويل، بما في ذلك القواعد المشددة لكل مرحلة من مراحل العملية، ابتداءً من نشر المناقصة وحتى قبولها. إجراءات تقديم العطاءات الرسمية الصادرة عن العديد من المؤسسات غير الربحية والشركات شديدة التنظيم، تشبه إلى حدٍ كبير أنظمة القطاع العام المشددة. قد تختلف عمليات تقديم العطاءات بناءً على حجم العقد. وعادة ما تندرج هذه الإجراءات عادةً ضمن إحدى الفئات الأربع التالية:
الإجراء المفتوح
الإجراء المُقيّد
الحوار التنافسي
أو الإجراء التفاوضي
" لن يشعر العملاء بالسعادة تجاه العرض إذا جعلت من الصعب عليهم فهم الأساليب التي تقترح استخدامها ولماذا يتقدمون خطوة لقبول عرضك."
قد يتعين على مقدم العرض المؤهل أن يستوفي معايير معينة من بينها المقدرة المالية ومعايير أخرى. يتطلب الفوز بالمناقصة عادةً إظهار أنك تفهم الغرض من ترسية المناقصة عليك، وتوضح سبب كونك الخيار الأفضل من بين المتقدمين، ولكن لا يصل أي مقدم عرض إلى هذه المرحلة دون حصوله على المؤهلات اللازمة أولاً قبل تقديم العرض.
" تحتاج السلطات المتعاقدة إلى رؤية الأدلة على الإنجازات في شكل حقائق ومراجع العملاء والتواريخ وقيمة العقود."
تمنح الشركات الخاصة العقود لشركات خارجية لتصبح أكثر كفاءة وتنافسية، لذا فإن كل ما تقترحه عليها طرح يجب أن يكون قوياً وجاذباً يوضح فهمك لهذا الواقع. لا يُظهر مقدمو العروض الناجحون كيفية عملهم بشكل عام فحسب، بل يظهرون أيضًا كيف يمكنهم تحسين وضع شركة أو مؤسسة العميل نفسه. كن مستعداً لإظهار إدارتك الحكيمة للمخاطر، وخبرتك الإدارية، وإظهار ذكاءك، وعمليات المرونة والاستجابة التي تميزك.
" لا تركز فقط على المحتوى الفني لتجربة المشروع. قد يكون الجانب الإداري في سجل العقد الخاص بك على نفس القدر من الأهمية بالنسبة للعميل.
تقديم العطاءات لتمويل الأبحاث لا يقل تنافسية عن أي نوع آخر من العطاءات. حتى لو كنت تعتقد أن لديك علاجًا محتملًا للسرطان، فلن يصل أحد ببساطة إليك ويأخذ كومة من النقود ويسلمها لك. قدم دليلاً على أن نوع خبرتك محوري ، ولماذا يعتبر دعمها ومشاركتها ضروريين لنجاح مشروعك. لابد أن تكون على دراية بالحقائق الثقافية والسياسية لأصحاب القرار داخل المؤسسات.
مقدمات العطاءات: طلبات العروض
معظم العطاءات ومنح العقود وطلبات التمويل تتطلب من المشاركين تقديم معلومات التأهيل المسبق. قد يتعين عليك تقديم بيان اهتمامك بتقديم العطاءات، ثم تقديم معلومات تثبت أن لديك الخبرة المطلوبة والقوة المالية والوصول الجغرافي وما إلى ذلك. إذا لم تنجح في التأهل المسبق، فلن تتمكن من تقديم العطاءات.
"هل هناك أي شكل من أشكال "التسوق الغامض" الذي يمكنك القيام به للتحقق من كيفية قيام منافسيك بتقديم خدماتهم؟"
عند الرد على طلبات الحصول على المعلومات، تأكد من امتثالك لكل التوجيهات وأنك قد قمت بتجهيز كل عنصر من عناصر الطلب. وأيضاً لتحسين نظرة عملائك المحتملين لعرضك، تأكد من توفير جميع المعلومات الضرورية بتنسيق منظم ودقيق، بحيث يسهل رؤية كل عنصر. عبّر عن حماسك للمشاركة في عملية تقديم العطاءات. إذا كانت شركتك حديثة العهد، أعرض طلبك بناءً على المهارة وليس الخبرة – وكن صادقًا. إذا اكتشف العميل المحتمل أنك تخادع فقد تنتهي فرصة فوزك بالعطاء.
"عندما تتحدث إلى أطراف ثالثة، احرص على عدم الكشف عن كل نواياك بشأن العرض."
تجنب مطاردة كل فرصة مناقصة تجدها، ليس كل عقد ذو قيمة ويستحق الحصول عليه. قم بتحليل الوضع التنافسي الحقيقي أولاً. هل تعتقد أن شركتك ستكون الأفضل للقيام بهذا العمل؟ هل سيستفيد العميل من جوهر خبرتك؟ هل لديك الموارد الكافية لتنفيذ العمل بالشكل المطلوب؟ هل يمكن للمقاول أن يقوم فقط بجمع العطاءات لمحاولة الحصول على النفوذ عند التفاوض مع مورده الحالي؟
"لا تنس أبدًا أنك في مسابقة. مهمتك التي لا ريب فيها هي الحصول على دعم التمويل... تأكد من أن عرضك يأتي في القمة.
احصل على فهم كامل لطريقة التعامل مع العميل بمجرد تحديد الفرصة الحقيقة لتقديم العطاءات، اتبع كافة التوجيهات الخاصة بتقديم العطاء. قم بتوفير عدد النسخ المحددة مسبقا من قبل العميل. ضع علامة على الجزء الخارجي من مظروف التقديم تمامًا كما هو محدد. راجع وتحقق من كل شيء مرتين على الأقل. قد يؤدي تقديم عرض غير مكتمل أو تسليمه متأخرًا أو إرساله إلى عنوان خاطئ إلى إهدار مجهودك. احتفظ بسجلات مفصلة لعروضك لتحسين قدرتك التنافسية، وخصص بعض الوقت للتحليل وبيان سبب كسب أو خسارة أي عطاء .
تقديم العطاء الخاص بك
قم بإعداد إدارة داخلية قبل تقديم العرض، للتأكد من توفير جميع المواد المطلوبة بحلول الموعد النهائي لتقديم العطاءات. لا تقفز فوق امكانياتك، على الرغم من أنك تحتاج إلى توازن حجم الفرصة مع الموارد التي لديك للحصول على العرض. الأخطاء الجسيمة يمكن أن تجعل الفوز بالعقد أسوأ من خسارته. استعين بالخبراء داخل شركتك لكتابة أجزاء العطاءات ذات الصلة بخبراتهم. وظف محرر جيد وعدد من المراجعين. اختر الأشخاص الصارمين بما يكفي للوقوف عند كل عبارة غير واضحة أو أي بيانات مشكوك فيها أو نقص في تفاصيل الهيكل التنظيمي للعرض الفني.
تطوير العطاء
عادةً ما توفر حزم العطاءات اسم جهة الاتصال والتوجيهات حول متى ولماذا يمكنك الوصول إليه أو إليها. إن محاولة الحصول على معلومات خاصة بالمنافسة على العطاء أو العطاءات من جهة الاتصال قد تؤدي إلى استبعادك. أعمل بصمت بشأن مشاركتك في عملية تقديم العطاءات مع أي شخص لا يحتاج إلى معرفته. إذا تحدثت بلا مبالاة إلى شخص تعتقد أنه غير معني بالعطاء، فقد تقوم بتمرير معلومات مهمة بغير قصد إلى منافس رئيسي ينتظر هزيمتك.
" أقنع العميل بأنك قادر على تنظيم العمل بطريقة تقدم الخدمة الأكثر فعالية من حيث التكلفة والوقت والجودة."
أحياناً، يمكنك التنافس بشكل أكثر فعالية من خلال التعاون مع شركة أخرى لمتابعة العرض بشكل مشترك. قبل تقديم العرض المشترك، يجب أن تتفق الشركتان على كيفية مشاركة كل طرف، وكيفية تقاسم التكاليف وتوزيع الأرباح "إن وجدت". محاولة اتخاذ هذه الخطوات بعد منح العقد يكون أوانها قد فات. قد تؤدي الخلافات حول تقاسم التكاليف والمسائل الأخرى إلى إعلان موت مشروعك المشترك.
"حتى عندما تكون الرسالة واضحة ومباشرة، يكون للرسومات الإيضاحية تأثير قوي وفوري لا يمكن للكلمات دائمًا تحقيقها."
قبل البدء في كتابته، خذ وقتًا لتحليل كل عرض. العديد من الشركات تقدم عطاءات سيئة لأنها تبدأ بالكتابة أولاً، قم بتطوير فهمك لكيفية تنفيذ العقد بكل تفاصيله إذا فزت به. احسب المتطلبات الفنية والمالية لشركتك. ولعل الأهم من ذلك هو تحديد المخاطر التي قد تعيق قدرتك على تنفيذ العقد بشكل مربح. حدد وخفف من مخاطر هذه العقبات المحتملة، والتي قد تشمل الأحداث الخارجية مثل الحروب والكوارث الطبيعية والانكماش الاقتصادي.
"اطلب من شخص لم يشارك في إعداد العرض، ولكنه ذو صلة بموضوع العرض، الاطلاع على النص والرسومات."
بعض العملاء يقومون بتحديد هيكل العطاءات والمقترحات. اتبع هذه المواصفات حرفيا. إذا حدد العميل تنسيقًا أو قدم نموذجًا لتقديم العطاء، فاستخدمه كما هو. إذا تُركتْ بُنية العرض لك، فاجعل من السهل فهمه وتنفيذه. ابدأ بملخص الغرض من عرضك. اذكر بإيجاز خبرتك وأوراق اعتمادك. من المفيد تقديم مخطط كامل للعرض المقترح: أرسل خطة عمل وجدولًا زمنيًا وقائمة بالمخرجات والتسليمات وقائمة بموظفيك وما سيفعلونه لتنفيذ المشروع. وتتضمن أيضا قائمة رسوم المشروع والمصاريف التي سيتحملها العميل.
كيف توصل عرضك الفني للعطاء
عندما تكتب عن الجوانب الفنية لعرضك، ابدأ ببيان السياق لإثبات أنك تفهم متطلبات العقد. حدد المشاكل المحتملة والمبادئ التوجيهية للتعامل مع كل تفاصيل العقد. لا تستخدم لهجة سلبية ولا تسهب في الطرح. اشرح ببساطة هيكل خطة عملك. قم أولاً برسم الصورة الكبيرة ثم قم بشرح التفاصيل. من الضروري تضمين خطط الطوارئ للتعامل مع المخاطر الكبيرة. أكشف بوضوح عن المنتجات والخدمات القابلة للتسليم بالتفصيل. يجب أن تتضمن إحدى تقنيات الاتصال الرسومية إنشاء جدول يصف التسليمات ويسرد أرقام صفحاتها في مستند العطاء. قم بإعداد التقارير الأولية لجميع الاجتماعات التي يجب عقدها بالتفصيل قبل بدء المشروع. يمكن لقائمة المهام المرجعية أن توجه المشروع في الاتجاه الصحيح. قم بتضمين الوثائق الفنية المناسبة وضع جدولًا زمنيًا للتحديثات وعملية التغييرات المحتملة.
"إذا اتصلت بالعميل على أمل طرح أفكار ومعرفة بعض مؤشرات المناقصة، فسوف تعرض عرضك للخطر وتخاطر بفقدان أهليتك."
أكد على القيمة المضافة التي ستقدمها عندما تقوم بشرح عرضك، لا تتوقع من عميلك أن يتنبأ أو يكتشف قيمتك، أشر إليها بوضوح. سواء كانت ميزتك التنافسية تعتمد على الخبرة الفائقة أو العمليات الأكثر كفاءة أو الخدمات الإضافية أو التكنولوجيا المبتكرة، أظهر كيف تتجاوز الحد الأدنى من متطلبات العطاء. يجب وضع السيرة الذاتية (جميعها بصيغة موحدة) في قسم وثيقة المناقصة المخصص لهذا الغرض وليس في أي مكان آخر.
"لتعزيز قدرتك التنافسية...اتبع منهجية منتظمة لمراجعة عطاءاتك باستمرار."
مراجع العملاء هي دليل رئيسي على براعتك. أسس ملف منسق لمرجع كل عميل متضمناً اسم العميل وموقع العمل وأنشطته واسم مدير مكتبه ووصف شامل لطبيعة العمل ومعرفة مبلغ إدارة العميل للمشروع بالدولار. أضف اسم جهة الاتصال الخاصة بالعميل ورقم هاتفه وعنوان الشارع وعنوان البريد الإلكتروني.
"أنت تخاطر بخسارة العقد إذا قدمت عرضك بطريقة سيئة ودون مبالاة. العرض التقديمي الكفء لا يكفي – يجب أن يكون عرضًا فائزًا!
الاستخدام الحكيم والاحترافي للرسومات يمكن أن ينقل مقترحات عرضك بشكل أقوى من الكلمات وحدها. يمكن أن توضح الرسوم البيانية تدفق العمليات. ويمكن أن تساعد رسومات العناصر المادية، مثل تصميمات المباني وتخطيط المعدات، عميلك على رؤية ما تقترحه بالضبط. ومن الوهلة الأولى تُظهر المخططات التنظيمية المسؤوليات الوظيفية وواجبات إعداد التقارير. صمم الصور بجوار النص المعني، واستخدم أسلوبًا متسقًا في عرضها لتوحيد مقترحك بصريًا. الصور والرسومات لن تغطي على العرض السيئ أو غير المتقن، ولكن إذا استخدمتها بشكل جيد، فيمكن أن تجعل العرض الجيد مميزًا..
الوصول إلى النتيجة النهائية
في الغالب، يقوم جميع العملاء بتنسيق مقترحات الأسعار. وعادةً ما يرغب العملاء في الحصول على بيانات منفصلة للتكاليف المقدرة لكل مرحلة من مراحل المشروع والسعر الإجمالي. قد تتضمن وثائق العطاء المطلوبة جداول الرسوم المستخدمة لتسعير العمالة وتقديرات تفصيلية بعدد ساعات العمل. قم بتضمين بدلات الطعام والإقامة في أي نفقات تتوقع المطالبة بها من العميل للحصول على مقابل لها.
تحقق من افتراضات التكلفة والإيرادات المتوقعة لعرضك للتأكد من قابليتها للتطبيق. هدفك هو كسب المال، وليس الفوز بالمناقصة. إذا قمت بتقديم عرض مرتفع للغاية، فإن الشيء الوحيد الذي قد تخسره هو عقد لا قيمة له. وتأكد أن الفوز بالعقود عن طريق تقديم عطاءات منخفضة للغاية يُعد مضيعة للمال والفرص.
قم بجدولة الوقت الكافي لكتابة ومراجعة وتنقيح العطاءات. غالبًا ما تكون العطاءات والمقترحات المتسرعة عرضة لارتكاب الأخطاء. العرض غير المتقن يعكس عدم احترامك للعميل وبالتالي عدم قدرتك على القيام بالعمل بالشكل الجيد أو المطلوب. على الرغم من أن التقديم عبر الإنترنت أصبح أكثر شيوعًا، إلا أن معظم مقدمي العروض ما زالوا يقدمون نسخًا ورقية من وثائق العطاءات، تمت طباعتها على ورق عالي الجودة وتغليف فاخر. إذا كان يجب عليك إرسال عرضك بالبريد، فاستخدم خدمة توصيل خاصة واحصل عليه مبكرًا. تأكد من حصولك على إثبات التسليم، ويفضل أن يكون اسم الشخص الذي وقع مكتوباً على الطرد الخاص بك.
أول شيء سيفعله العميل هو التحقق لضمان أن عرضك يتوافق مع المتطلبات الأولية. قد يتم استبعادك بسبب تأخرك، أو عدم حصولك على العدد الصحيح من النسخ، أو استخدام تنسيق خاطئ، أو تقديم عرض غير مكتمل، أو الفشل في تلبية متطلبات معينة تتعلق بخبرة الشركة أو حجمها أو قوتها المالية. تقوم معظم الشركات بتقييم العطاءات التي تتلقاها عن طريق حساب الدرجة التي يحصل عليها مقدم العرض بناءً على اختبارات متعددة.
تقديم العطاءات
لا تضيع العمل الشاق الذي يتطلبه إعداد عرض رائع من خلال تقديم عرض تقديمي فاتر لعميلك المحتمل. العرض التقديمي المثالي هو فرصتك للتميز في المنافسة وجذب الانتباه. ابدأ بالأساسيات، تعرف على المعدات التي من المفترض أن تكون متاحة لعرضك التقديمي. إذا كنت بحاجة إلى جهاز عرض، فكر في إحضار جهاز خاص بك، حتى لو أن العميل يمتلك واحدا، فقد يكون معطلاً في ذلك اليوم أو قد لا يعمل بشكل جيد مع مواد المستخدمة في العرض التقديمي الخاص بك.
تدرب على تقديم عرضك إلى جمهور مطلع لا يسمح لك بتجاوز أي نقطة معيبة في العرض. يجب أن يكونوا على دراية بالعطاء وعلى استعداد لانتقاد أي حلقة ضعيفة في العرض التقديمي. قم بالتحضير لجميع المراحل الثلاث للعرض التقديمي:
العرض الرسمي،
فترة الأسئلة والأجوبة،
والبيان الختامي.
اجعل عرضك التقديمي موجزًا وإيجابيًا، ركز على متطلبات العقد وخبرتك لإقناع العميل بأن عرضك هو الأفضل.
عن المؤلف
Harold Lewis يتمتع بخبرة واسعة في إعداد العطاءات وكتابة عروض المناقصات والفوز بالعقود المهنية في القطاعين العام والخاص. كما كتب اختيار واستخدام المستشارين.
تعليقات
إرسال تعليق