الاستراتيجيات التي يجب عليك استخدامها لإنجاح فريقك
توصية
إذا كنت أحد الأشخاص المتطرفين الذين ما زالوا يديرون الأشخاص فيما يصفه المستشارون باحتقار "نظام التسلسل الهرمي"، فإنك ستندرج بشكل مباشر داخل الجمهور المستهدف في كتاب "الفرق الفائزة"، وهو عبارة عن 105 صفحة من النصائح العامة حول كيفية استفادة الفرق من أعمالك، والاستراتيجيات التي يجب عليك استخدامها لإنجاح فريقك وما يجب عليك تجنبه من مزالق. لكن ما يفتقر إليه الكتاب هو أمثلة من الحياة الواقعية.
كان من الممكن تعزيز مصداقية الكتاب (بعيدا عن عدد صفحاته) من خلال بعض دراسات حالة قصيرة للفرق العاملة. وعلى الرغم من هذا القصور، توصي getAbstract بكتاب "الفرق الفائزة"، الذي يستطيع تحقيق غرضه من خلال تعريف جيل القيادة والتحكم بمفهوم الفرق وتقديم نصائح ثرية حول كيفية تحفيز الأشخاص والإلهام لتحقيق التعاون وبناء الثقة.
الدروس المستفادة
الفرق الفعالة تحقق النتائج وتحسن النتيجة النهائية.
أصبحت الفرق جزءًا مهمًا من الأعمال اليوم. إن حملهم على العمل أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.
تتقلص التسلسلات الهرمية ويتم تقاسم المسؤولية بشكل متزايد بين مجموعة من الموظفين والعمال.
يمكن لفرق العمل المساعدة في تخفيف مشاكل عبء العمل وكسر الحواجز التنظيمية وتوفير الفرص وتطور الأفراد.
تعتمد الفرق الناجحة على عاملين: القدرة على تحقيق الأهداف المشتركة (المهام) والتحركات الشخصية بين أعضاء الفريق (العلاقات).
المهام + العلاقات = النتائج المثالية.
يحتاج أعضاء الفريق إلى احترام مشترك حتى يتمكنوا من العمل معًا.
يمكن لأعضاء الفريق ذوي التوجه الإيجابي تحفيز الآخرين على الأداء.
يجب على أعضاء الفريق تقدير الاختلافات بينهم، بما في ذلك أساليب التواصل بين الأشخاص ومستويات الخبرة والخلفيات.
يجب على الأفراد تحديد أهدافهم وربطها بالهدف المشترك للفريق.
ملخص
الوقت المتاح لفريق العمل
في الثمانينيات، بدأت الشركات في تقليص حجمها، تاركة الباقين في مكان عمل بموارد أقل وتسلسل هرمي أقل. منذ ذلك الحين، تعلم الموظفون كيف يزدهرون في بيئة مليئة بالتحديات تتميز بهياكل تنظيمية مفتوحة وفرص غير محدودة للتدريب المتبادل وإنشاء فرق العمل.
"إحدى الفوائد المحتملة للفرق هي قدرتها على إعادة توزيع أعباء العمل، والجمع بين الوظائف وتحسين سير العمل لإنجاز المزيد من المهام بموارد أقل."
إنشاء فرق العمل مفيد للغاية وذلك لعدد من الأسباب. إنهم يعيدون توزيع عبء العمل، مما يساعد المؤسسات على القيام بالمزيد من الجهد بموارد أقل. تساعد الفرق أيضًا الأفراد على تعلم مهارات جديدة وتحمل المزيد من المسؤوليات، بما في ذلك استبدال أعضاء الفريق الآخرين في أدوار أخرى عند الحاجة. تعمل الفرق على كسر الحواجز التنظيمية ومنح الأفراد المزيد من المساءلة وتحمل المسؤولية. وعلى الرغم من أن الأفراد قد لا يدركون ذلك، إلا أن الفرق تساعدهم على تحسين مهارات التواصل وحل المشكلات واتخاذ القرارات.
"تميل الفرق إلى البدء مباشرة في العمل وغالباً ما تفوت الفرصة لخلق تحركات إيجابية تساعدهم على الأداء."
في حين أن التحول من التسلسل الهرمي إلى التنظيم القائم على الفريق قد يكون صعبًا بالنسبة لشركتك، إلا أنه أكثر تحديًا - ومكافأة لموظفيك. يجب تشجيع الأفراد على البدء في تحليل الطريقة التي تتم بها الأمور في مؤسستك والتفكير في طرق تحسين العمليات. ويجب عليهم أيضًا البدء، إذا لم يكونوا قد فعلوا ذلك بالفعل، في تحديد العملاء والموردين الرئيسيين لديك، وإيجاد طرق لخلق قيمة لكليهما. وأخيرًا، اجعل موظفيك يعتادون على الاستماع حتى قبل أن يحضروا الاجتماع الأول لفريقهم. لدى أعضاء الفريق الكثير ليتعلموه من بعضهم البعض، وغالبًا ما يمكنهم تقديم حلول لمشاكلهم ببساطة من خلال تقديم وجهات نظر مختلفة.
أنواع الفرق
بشكل عام، تنقسم معظم الفرق إلى واحدة من أربع فئات: العمل الطبيعي، وفرق العمل متعددة الوظائف، وفرق العمل المختلطة وفرق العمل التصحيحية (CATs).
فرق العمل الطبيعية: تتكون من أشخاص يعملون في نفس القسم.
الفرق متعددة الوظائف: تتكون من أشخاص من أقسام مختلفة. لكي تكون فعالة، يجب أن يكون لدى الفرق متعددة الوظائف هدف واضح ومحدد يعمل الجميع على تحقيقه.
فرق العمل الهجينة: يتم تشكيلها للعمل على مشروع محدد.
فرق العمل التصحيحية: يتم جمعها استجابة للأزمات أو حل مشكلة تنظيمية محددة.
"لا يتعين على أعضاء الفريق أن يحبوا بعضهم البعض لإنجاز الأمور بفعالية. ومع ذلك، بدون مناخ من الاحترام المتبادل والدعم، يكون لدى الفرق أمل ضئيل في الحصول على ميزة تنافسية".
يتم الحكم على الفرق بناءً على نتائجها. تشمل المقاييس الشائعة لنتائج الفريق التكلفة والجودة وسرعة إنجاز العمل. ستتمتع شركتك بميزة تنافسية إذا تمكنت من تحقيق الأهداف الثلاث.
لسوء الحظ، فإن معظم الفرق تهاجم العمل بشدة لدرجة أنها تفشل في خلق تحركات إيجابية بين الأشخاص. في حين أن معظم الفرق تكون قادرة على إنجاز المهام (الأداء)، يفشل الكثير منها لأن أعضاء الفريق لا يتفاعلون بشكل جيد مع بعضهم البعض (ديناميكيات التعامل مع الأشخاص).
القيّم والعادات
إن بناء فريق ناجح أمر صعب لأن كل عضو في الفريق يجلب قيّمه ومعتقداته وأعرافه إلى الفريق. لكي تكون فرق العمل فعالة فإن الفرق تحتاج إلى تحديد قيّمها ومعاييرها. يجب أن تتماشى المعايير والقيّم الفردية مع معايير وقيم الفريق.
"لن يتم تكليف الموظفين بمهام محددة بعد الآن، ولكنهم سيصبحون بشكل متزايد أعضاء في فرق ذات نتائج محددة. و بمرور الوقت ستزداد أنواع وأعداد الفرق العاملة في المؤسسات بشكل كبير ".
قبل البدء، يجب أن يُسأل أعضاء الفريق عما يقدرونه وما يأملون في تحقيقه من خلال العمل كفريق. قد تتضمن الإجابات أشياء مثل الصدق والجودة والتعاون. بمجرد أن يناقش الأفراد قيّمهم، يجب على الفريق أن يأخذ في الاعتبار قيم الشركة أيضاً. لدى بعض الشركات بيان مهمة رسمي يسرد قيمها. قد يكون لدى الآخرين قواعد سلوك غير مكتوبة. قارن قيّم الشركة بالقيّم الفردية والجماعية. ضع في ذهنك هذه الأسئلة: هل هناك أي اختلافات في القيم؟ وهل هناك تشابه بينها؟ حاول إيجاد أرضية مشتركة بينهما (قيم الشركة وقيم الموظفين). على الرغم من أن قيم الفريق يجب أن تعكس بشكل أساسي قيم الشركة. كن متسامحًا مع الاختلافات الفردية، لكن كن ثابتا على مبدأك طوال الوقت.
"عندما يكون الفريق مختلفاً ومتنوعاً، فإن تحقيق النتائج المرجوة أمر صعب،"
بعد ذلك، يجب على الفريق مناقشة ما ينبغي أن تكون عليه معاييره. تتضمن بعض الأمثلة على معايير الفريق بدء الاجتماعات وإنهائها في الوقت المحدد، لا تتبع سياسة إيجاد بدائل للأعضاء، حافظ على تناوب الأعضاء لرئاسة الاجتماعات، والحفاظ على سرية ما تتم مشاركته ومناقشته. لا تتعجل في هذه الخطوة. إذا استغرق الأمر أكثر من اجتماع واحد لوضع المعايير، فخصص وقتًا إضافيًا للحصول على فهم أعمق لما يريده ويحتاجه أعضاء الفريق.
"إن الاختلافات الفردية في الفريق أمر لا مفر منه. إن تحديد الاختلافات ومناقشتها والتعرف على الآخرين سيساعد فريقك على بناء شعور بالتماسك".
بمجرد تحديد معايير الفريق، يجب نسخها وإعطائها لجميع أعضاء الفريق أو نشرها بطريقة تسهل على الجميع الاطلاع عليها. يجب على كل عضو التوقيع على حافة ورقة معايير الفريق كدليل على الالتزام. يجب على الفرق مناقشة القواعد من حين إلى آخر، خاصة إذا كان الأشخاص لا يتبعون هذه القواعد، وقم بإجراء التعديلات إذا لزم الأمر. يجب أن يُسأل أعضاء الفريق بانتظام عما إذا كانت معايير فريقهم فعالة أم لا. إذا لم يحدث ذلك، فيجب إضافة معايير جديدة أو تغيير المعايير الحالية لتقابل احتياجات الفريق. يجب أن تتطور معايير الفريق، ولا يجب أن تكون ثابتة.
الاختلافات الفردية
أحيانا يفشل فريق العمل لأنهم لا يقيمون اختلافاتهم. يمكن أن يكون لدى أعضاء الفريق أفكار متباينة، ولكن يجب أن يحترم أفكار بعضهم البعض حتى ولو لم يكونوا متفقين على ذلك. عندما تعمل مع الفريق، قد تظهر الاختلافات نتيجة طريقة التواصل الشخصي، أو طريقة عمل بعضهم، أو بسبب الخبرات والخلفيات، وأيضا بسبب طريقة الاتصال المشترك.
تتضمن أمثلة أساليب التعامل مع الآخرين استخدام إيماءات اليد عند التحدث، أو عدم قول مرحبًا أو صباح الخير عند الوصول إلى مكان العمل، أو السؤال عن الحياة الشخصية أو العائلية لشخص ما. بعض الناس لا ينسجمون بشكل جيد بسبب تصادم شخصياتهم، وهذا ينطبق أيضًا على فريق العمل.
"افصل الشخص عن المشكلة، وحاول دائمًا حل المشكلة أولًا"
على سبيل المثال، بعض الأشخاص هم صانعو القرار والبعض الآخر أكثر عفوية. ينتظر بعض الأشخاص حتى اللحظة الأخيرة لبدء العمل، بينما يبدأ آخرون العمل على الفور. وتمثل الأولويات المتباينة مشكلة خاصة في المجموعات. بشكل عام، التواصل عرضة لسوء التفسير. يمكن أن تسبب أساليب التواصل احتكاكًا بين أعضاء الفريق. في أي موقف جماعي، هناك من يتحدث كثيرًا ومن لا يتحدث. قد يشعر البعض أن الثرثارين يسيطرون على المحادثة.
وبالمثل، لا يشعر بعض الأشخاص بالراحة في التعبير عن أنفسهم ضمن مجموعة. التواصل غير اللفظي يمكن أن يسبب مشاكل أيضًا. لن يواجه الأفراد الذين يعرفون بعضهم البعض جيدًا هذه المشكلة، لكن العديد من الفرق تتكون من أشخاص مختلفين. وأيضًا، كل شخص لديه "قضاي حساسة" خاصة به أو مشكلات التي يشعر بشدة تجاهها. قد يتعمد بعض الأشخاص إثارة "القضايا الحساسة" لدى الآخرين بهدف تشتيت الفريق، أو إبراز أجنداتهم الخاصة. ومن أجل التواصل الفعال، يجب على الفرق أن تتمكن من تحديد تلك القضايا الحساسة لدى بعض أعضاء الفريق، إما بإيجاد طريقة للحوار حولها أو الموافقة على الابتعاد عنها.
"الطريقة الوحيدة لجعل ردة الفعل فعالة هي أن تكون تعليقاتك محددة وموجهة بشكل مباشر. سيدرك أعضاء فريقك مدى صدقك."
ومن خلال التعرف على وجهات النظر المختلفة وقبولها، يمكنك بناء علاقات جيدة. اسأل نفسك الأسئلة التالية هل لاحظت أيًا من الخصائص المذكورة أعلاه في فريقك؟ هل ساعدوا أم أضّروا؟ هل يمكن لفريقك استيعاب شخصيات مختلفة؟ ؟ كيف تواصل أعضاء الفريق؟ هل هناك طرق لتوقع المشاكل المحتملة قبل "وقت الأزمة"؟ كيف يمكنك استخدام هذه الاختلافات لجعل فريقك أقوى؟
"لكي تكون ناجحًا، يجب أن تدعم قيم فريقك ما تعتقد المنظمة بأهميته. ولكن التحدي الحقيقي هو تحقيق الاتساق بين قيم الفرد والفريق والشركة"
العمل على تحسين تماسك الفريق من خلال إشراك الجميع في مختلف المناقشات والأنشطة وتذكير الجميع بأن مساهماتهم، مهما كانت كبيرة أو صغيرة، مهمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب على قادة الفريق محاولة جذب أعضاء الفريق الخجولين إلى المناقشة وتشجيع المشاركة على جميع المستويات. إذا اجتمع الفريق بشكل غير رسمي بعد العمل، فيجب دعوة الجميع. وأخيرًا، تذكر أن العمل ضمن فريق هو التزام شخصي. تحتاج إلى الحفاظ على موقف إيجابي. العلاقات الجيدة تتطلب الكثير من الجهد؛ لا تحدث بين عشية وضحاها.
المخاطر المشتركة
قد يبدو أن بعض الفرق تتجه إلى كارثة منذ البداية، لكنها تسعى جاهدة لتحقيق النجاح باتباع هذه الخطوات:
وضع مبادئ العمل الجماعي. لسوء الحظ، يركز الكثير من قادة الفرق على إنجاز العمل دون التفكير كثيرًا في الجانب الأكثر أهمية من العمل الجماعي: وضع أساس متين. يجب على القادة تحديد نغمة كيفية استجابة الفريق للمشاكل. على الرغم من أنه من الطبيعي التركيز على الخطأ الذي حدث، إلا أن النهج الأكثر إيجابية هو التأكيد على الإيجابية - أو على الأقل التوازن بين التعليقات الإيجابية والسلبية. بدلاً من إلقاء اللوم على بعضهم البعض في الأخطاء، يجب على أعضاء الفريق أن يسألوا أنفسهم عما تعلموه، وما هي الفرص الجديدة التي فتحت، ومن سيكون مسؤولاً عن إعادة الفريق إلى المسار الصحيح. أخيرًا، كن محددًا وصادقًا، وأعرب عن ثقتك في الفريق. استخدم أمثلة واضحة وحاول تحديد الحلول بدلاً من إعادة حل المشكلات.
عقد اجتماعات فعالة. على الرغم من مقدار الوقت الذي يقضيه الناس في الاجتماعات، نادرًا ما تكون التجمعات مثمرة. تحتاج الفرق، على وجه الخصوص، إلى تحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات. تمنح الاجتماعات أعضاء الفريق فرصة للتفاعل مع بعضهم البعض على أساس منتظم ويمكن أن تكون مثمرة إذا كان أعضاء الفريق مستعدين، ولديهم الأشخاص المناسبون في الاجتماع، ولديهم جدول أعمال، وجعل الأفراد يتحملون المسؤولية. الظهور مستعد هو نصف المعركة. تأكد من أن كل من يجب أن يكون في الاجتماع موجود. لا شيء أكثر إحباطًا من عقد اجتماع عندما لا يحضر شخص ما أو يصل متأخرًا. إذا لم تتمكن من عقد اجتماع، فابحث عن شخص يحل محلك. أخبر الجميع عن الغرض من الاجتماع، وليس لديك اجتماع بدون سبب. أخيرًا، قرر في الاجتماع من يجب أن يكون مسؤولاً عن ماذا.
إعطاء وتلقي ردود فعل بناءة. لا شيء أصعب من الاضطرار إلى إخبار الناس بأن عملهم أو سلوكهم غير مقبول. ومع ذلك، فإن القدرة على تقديم التعليقات بشكل فعال هي واحدة من أهم مهارات الفريق التي يجب أن يمتلكها الأعضاء. وينبغي أن تكون ردود الفعل السلبية بناءة. لا تهاجم الناس. شدد على أنك تريد تغيير أفعالهم - وليس هم. عند تقديم التعليقات، كن محددًا وتحدث عن نفسك فقط. تجنب استخدام عبارات شاملة مثل «أنت أبدًا» أو «أنت دائمًا». هذه العبارات ليست خاصة بالسلوك وغالبًا ما تضع الناس في موقف دفاعي. ابدأ الجمل بعبارة «أعتقد» أو «أشعر» من أجل تشجيع التواصل الصادق والمفتوح.
قم بتطوير مناخ من الاحترام المتبادل. حاول أن تفهم وجهة نظر الشخص الآخر ولديك اهتمام حقيقي وتعاطف مع أعضاء فريقك. قد لا تكونا صديقين، قد لا تحبان بعضكما البعض، لكن عليك العمل معه. كن مستمعًا نشطًا. أرسل كلاً من الإشارات اللفظية وغير اللفظية التي تستمع إليها. استمع إلى الرسالة الكاملة التي يحاول أحد أعضاء الفريق توصيلها ثم أطرح الأسئلة أو التحقيق للحصول على معلومات بمجرد انتهاء الشخص من التحدث. تأكيد الرسائل دائما يتم بتكرارها.
فرق المستقبل
يلجأ أصحاب العمل إلى الفرق لسبب بسيط هو أنها تساعد في حل المشكلات. يمكن لأصحاب العمل استخدام الفرق للاقتراب من العملاء من خلال السماح للموظفين بمراقبة العملاء الذين يستخدمون منتجاتهم بشكل مباشر أو غير مباشر. تدعو بعض الشركات العملاء إلى اجتماعات داخلية حتى يتمكنوا من رؤية كيف يتبادل الفريق الأفكار.
"قم ببناء ملف تتباهى فيه بفريق العمل، ولا تخف أبدا من استخدامه"
سيعتمد مكان العمل في المستقبل أكثر على الفرق. يجب أن يكون لأعضاء الفريق أهداف واضحة ومحددة، ويجب أن يخلقوا جوًا متسامحًا حيث يشعر الناس بالراحة الكافية للتعبير عن أنفسهم.
حول المؤلف
Peter Capriccio مؤلف العديد من الكتب المتعلقة بالأعمال والإدارة، بما في ذلك مهارات التخطيط القوية: تصور المستقبل وتحقيقه، وأسرار القيادة الرائعة.
تعليقات
إرسال تعليق